O período das matrículas / rematrículas escolares, certamente, faz parte da realidade de todas as instituições de ensino. Afinal, esta é uma época de apostar em estratégias para a captação de alunos, o que é vital para a sobrevivência de uma escola, já que sem alunos não há faturamento.
Dessa maneira, é preciso buscar métodos que façam com que o número de matrículas e rematrículas cresça, mas sempre focando em entregar uma educação de qualidade e um ambiente propício para o desenvolvimento do estudante.
Pensando nisso, separamos 4 maneiras de trabalhar a campanha de matrícula ou rematrícula na sua instituição de ensino, apostando tanto na parte de gestão e marketing quanto na prestação de um serviço que seja humanizado, dedicado ao aluno e ao seu futuro.
1 – Tenha um canal de comunicação aberto
Existem algumas dúvidas que são comuns dentro do processo de matrícula e rematrícula, por isso é relevante que a escola se faça totalmente presente neste momento, principalmente para que os pais ou responsáveis se sintam acolhidos e atendidos.
Tendo isso em vista, o ideal é que a escola forneça um canal de comunicação eficiente e próprio para tirar dúvidas, pode ser por e-mail, aplicativos de mensagem ou central de atendimento, o Supervisor de Comunicação do Grupo Educacional Etapa, Paulo Rogério, reforça sobre essa necessidade.
“A escolha de uma nova escola é um processo que envolve toda a família e costuma gerar ansiedade. Um canal de comunicação eficiente é extremamente importante durante o período de matrícula e rematrícula, porque os pais e responsáveis precisam de informações claras sobre a escola, sistema de ensino, atividades extracurriculares e outros aspectos importantes que podem influenciar na escolha. A gestão destes canais de comunicação é necessária porque ajuda a escola a monitorar o processo de forma mais eficaz, permitindo que a instituição identifique e resolva problemas rapidamente, aumentando as chances de conversão.”
Sabendo dessa importância, é comum que surja a dúvida de como montar corretamente esse canal de comunicação. Dessa maneira, Paulo deu algumas sugestões para auxiliar a sua instituição de ensino neste momento:
“Cada escola tem uma realidade e estrutura, mas, de forma geral, podemos listar alguns aspectos importantes, por exemplo: canais de comunicação, como telefone, e-mail, chat online e redes sociais, para que os pais e responsáveis possam escolher a opção mais conveniente. Treinamento para que a equipe de atendimento esteja sempre preparada para responder às perguntas e dúvidas. Oferecimento de um horário de atendimento amplo e flexível, que inclua os sábados. Garantia de uma resposta rápida para os pedidos de informações ou dúvidas, demonstrando comprometimento e preocupação com a família e o estudante. Fornecimento de informações claras e detalhadas sobre o processo de matrícula e rematrícula, como requisitos, prazos, documentação necessária e formas de pagamento. Por fim, é importante monitorar o atendimento e a satisfação dos pais e responsáveis, assim como realizar pesquisas periódicas sobre como melhorar os serviços prestados.”
2 – Garanta um ensino de qualidade
Após a família perceber que a instituição mantém um canal aberto de comunicação, outra preocupação bastante aparente é pela metodologia e o ensino utilizado na escola. Por isso, aposte em um sistema completo, com materiais altamente preparados para atender seus alunos.
A partir do momento que a instituição passa a trabalhar com uma proposta pedagógica mais dinâmica, bem como com ferramentas educacionais de qualidade, as chances de ser escolhida pelos responsáveis das crianças aumentam consideravelmente.
Inclusive, ainda dentro desse cenário, as matérias extracurriculares podem fazer uma enorme diferença, já que são capazes de auxiliar no desenvolvimento das habilidades e das competências dos alunos.
3 – Aposte no Marketing Digital para aumentar as matrículas
O universo tecnológico tem ganhado cada vez mais espaço, por isso apostar em ações de Marketing Digital é fundamental para qualquer instituição de ensino que esteja programando e queira promover sua campanha de matrículas e rematrículas.
Para que a escola conquiste mais clientes em potencial, diversas ações de marketing podem ser adotadas, mas independentemente de qual você escolha, uma coisa é sempre fato: você precisa saber quem é exatamente o seu público-alvo e onde ele está.
Depois de descobrir, aposte no uso do Search Engine Optimization (SEO), ou, em português, Otimização para Motores de Busca. Resumidamente, é o ato de deixar a sua instituição em foco nos buscadores principais, para que mais pessoas a encontrem.
Ainda dentro do cenário de Marketing Digital, outras duas formas de ganhar a preferência no momento da matrícula é apostando nos e-mails marketing e nas redes sociais. Sobre este último tópico, o Supervisor de Comunicação do Grupo Educacional Etapa falou um pouco mais:
“As redes sociais podem oferecer aos pais e responsáveis informações relevantes e contribuir para a divulgação da escola de maneira criativa. Elas permitem que as escolas alcancem um grande número de pessoas rapidamente. Ao compartilhar informações sobre a instituição, suas atividades e resultados, as redes ajudam a atrair a atenção dos pais e responsáveis e aumentar o interesse pela escola, ao mesmo tempo que fortalecem sua marca. As escolas podem utilizar as redes para promover seus pontos fortes e diferenciados. Ao compartilhar seus resultados, depoimentos de pais e alunos e fotos e vídeos interessantes, as escolas podem fortalecer os argumentos do porquê são boas escolhas.”
Ou seja, é clara a necessidade de divulgar suas ações e falar com os seus clientes de forma personalizada, afinal, tudo isso são maneiras de ganhar mais espaço, já que o período de campanha de matrícula e rematrícula é de ampla concorrência.
4 – Faça um processo de rematrícula simplificado
Mais fácil do que conquistar novas matrículas, é cultivar as ‘pratas da casa’, trabalhando a fidelização daqueles estudantes que já são seus. Desse modo, busque montar um processo de rematrícula mais simplificado.
Algumas ideias podem fazer parte desse momento. Para auxiliar, Paulo Rogério separou sugestões que podem ser boas aliadas da sua instituição.
“Para ajudar os pais e responsáveis a se prepararem para o processo de rematrícula, é importante que a escola envie antecipadamente informações relevantes, como datas, documentos necessários e procedimentos a serem seguidos. Outra dica é que as escolas adotem plataformas online para simplificar o processo de rematrícula, permitindo que a família acesse e preencha os formulários de forma rápida e fácil. É importante também que os pais e responsáveis se sintam confiantes e seguros ao realizar o processo de rematrícula, e um atendimento personalizado por parte da escola é essencial. Por fim, após a conclusão de cada etapa do processo de rematrícula, a instituição pode enviar uma confirmação por e-mail, mensagem de texto ou Whatsapp, para que os pais e responsáveis tenham a certeza de que o processo foi concluído com sucesso.”
As dicas, com certeza, podem fazer a diferença na sua instituição de ensino, mas não se esqueça de sempre trabalhar com processos seguros, com embasamento jurídico, principalmente para que todas as pontas envolvidas estejam respaldadas.
Matrículas e rematrículas: considerações finais
A implementação de estratégias para aumentar as matrículas e rematrículas é fundamental para o sucesso e crescimento de uma organização. No entanto, é importante ressaltar que não há uma ‘fórmula mágica’ para o sucesso nesse campo.
Cada instituição é única em sua abordagem, e as estratégias devem ser personalizadas de acordo com a cultura e necessidades específicas.
Por fim, a avaliação contínua dos resultados e o ajuste das estratégias ao longo do tempo também são essenciais para garantir que a instituição esteja sempre no caminho certo para alcançar seus objetivos de matrículas e rematrículas.
