O segundo semestre do ano pode ser decisivo para uma escola. É nesse período em que começam os preparativos para a captação de novos alunos e iniciam-se as estratégias de matrículas. Como estão os preparativos da sua escola? Quais são as expectativas para os próximos anos?
Os últimos dois anos foram marcados por adaptações importantes, tanto o formato das aulas quanto as didáticas tiveram que ser ajustadas de forma estratégica. Apesar da campanha de matrículas ser uma atividade recorrente e aparentemente simples para as escolas, sabemos que na prática as coisas podem complicar um pouco.
Por esse motivo, separamos algumas recomendações que auxiliarão os gestores escolares a terem uma visão mais focada no desenvolvimento de ações para promover a escola e gerar novos contratos.
Você encontrará neste post informações sobre:
- Como preparar uma campanha de matrículas eficiente?
- Aspectos jurídicos: Matrículas e rematrículas
- Planejamento de marketing da campanha de matrículas
- O segredo do sucesso está no atendimento
- Além do sistema de ensino: um aliado das suas estratégias de negócios
Como preparar uma campanha de matrículas eficiente?
A preparação de uma campanha de matrícula pode ser bem trabalhosa e exigir um grande comprometimento da sua equipe. Para que a escola consiga resultados positivos, é essencial ter um planejamento estratégico que contemple ações focadas no desenvolvimento dos negócios e no aperfeiçoamento das relações da escola com os públicos de interesse.
Para começar, a recomendação é fazer um estudo criterioso sobre a região em que a escola está inserida. O estudo de inteligência geográfica (o chamado Geomarketing), por exemplo, reúne informações referentes aos clientes (alunos e familiares), seus hábitos e o que eles consideram relevante ao escolher uma instituição de ensino.
Ao compreender os interesses desse público, você terá mais argumentos para criar sua estratégia de vendas e geração de novas matrículas.
Aspectos jurídicos: Matrículas e Renovação de matrículas
“Toda informação ou publicidade, suficientemente precisa, veiculada por qualquer forma ou meio de comunicação com relação a produtos ou serviços oferecidos ou apresentados, obriga o fornecedor que a fizer veicular ou dela se utilizar e integra o contrato que vier a ser celebrado.” Artigo 30, Código de Defesa do Consumidor.
A transparência da sua escola com os pais e os alunos é fundamental. Então, a recomendação é que, ao informar sobre o início da campanha de matrículas, você apresente as informações de forma clara e objetiva.
É importante certificar-se de que todas as informações relacionadas à prestação de serviços que serão oferecidos pela escola estejam documentadas para que os responsáveis possam, sempre que necessário, consultar eventuais detalhes.
Nos casos de rematrícula, a recomendação é que as escolas desenvolvam ações que favoreçam a criação de programas de benefícios e vantagens para a retenção dos alunos.
O registro das informações referentes à matrícula é uma segurança para escolas privadas, principalmente em questões relacionadas a pagamento de mensalidade e redução de inadimplência.
Vale lembrar ainda que a campanha de rematrícula tem caráter opcional e para conseguir que ela aconteça é essencial que a sua escola conheça bem quem são os alunos e os seus interesses no futuro.
Planejamento de marketing da campanha de matrículas
Com uma melhor compreensão sobre a importância de uma campanha de matrículas, é chegado o momento de definir os objetivos e criar um planejamento que contemple todas as estratégias necessárias. É essencial ter muita organização, criatividade e foco para seguir o cronograma.
Embora tenhamos essas informações mapeadas e estruturadas, sabemos com os aprendizados dos últimos anos, que esse molde, eventualmente, poderá ser ajustado. De qualquer forma, aprendemos também que durante a campanha de matrículas,a escola precisa estar preparada para atender às demandas dos alunos e dos seus familiares.
Diante disso, separamos algumas recomendações que auxiliarão no desenvolvimento do seu plano de marketing.
Podemos começar do básico e para isso, recomendamos a utilização da tradicional Matriz FOFA, ou análise SWOT, que é segmentada em 4 etapas, são elas:
1- Forças (Strengths)
Avalie quais são os diferenciais da sua escola em relação às demais que atuam na região. Análise do ambiente interno é um dos primeiros passos para ter uma compreensão adequada de quais são as oportunidades que a sua escola tem. Uma estratégia bastante comum para esses casos é a avaliação da região onde está a escola. Conhecida também como Geomarketing, a prática consiste em avaliar o desempenho da sua escola na comunidade em que ela está inserida.
Ao fazer um estudo de inteligência geográfica, a sua escola tem a possibilidade de compreender melhor o perfil dos alunos e os motivos que o fizeram optar pela sua escola.
2- Oportunidades (Opportunities)
Neste quadrante você pode avaliar as forças externas e como elas impactam nos resultados da sua escola. Embora você não tenha como controlar (a pandemia foi uma boa amostra disso), é possível criar oportunidades que favoreçam o aumento de matrículas na sua escola. Você pode, por exemplo, oferecer uma parceria com alguma empresa de uniformes, ou então, facilidades de pagamento dos materiais didáticos,e se for interessante para os seus alunos, que tal disponibilizar uma plataforma online para ensino a distância? A ideia é utilizar as mudanças do ambiente externo como uma aliada do desenvolvimento dos seus negócios.
3- Fraquezas (Weaknesses)
Aqui mais uma vez é feita uma análise interna, na qual são avaliados os pontos que podem interferir de forma negativa no andamento da escola. É importante ter uma visão racional do negócio e apontar os eventuais problemas e defeitos que existem na operação e gestão escolar.
Ao identificar as possíveis falhas, avalie em quanto tempo poderá solucioná-las. É importante que as fraquezas apontadas sejam examinadas e observadas de forma individual.
4- Ameaças (Threats)
Ninguém gosta de ser pego de surpresa, certo? E muitas vezes, situações que estão fora do nosso controle acabam interferindo negativamente em seu negócio. Como reverter isso? Por essa razão a recomendação é que você mapeie eventuais situações que possam impactar os negócios e impedir que suas metas de negócios sejam alcançadas.
O segredo do sucesso está no atendimento
Feita a análise de todo o cenário em que a sua escola atua, chegou a hora de qualificar a sua equipe de atendimento. Quem são as pessoas responsáveis por esse processo? Quais são os materiais que ela deverá ter acesso? Como fazer uma apresentação adequada?
Antes de qualquer coisa, é essencial ter uma comunicação clara, objetiva e que transmita com excelência os diferenciais da sua instituição. Separamos aqui algumas recomendações para que você obtenha sucesso nas suas estratégias de matrículas.
Espaço dedicado para atender os pais e alunos
Ter um local adequado para o atendimento dos clientes pode favorecer no engajamento e fechamento do contrato. Conhecido também como sala de matrículas, o espaço deve trazer os diferenciais da escola.
Para escolas que utilizam o Sistema Etapa, por exemplo, recomendamos deixar disponível as apostilas e materiais oferecidos aos alunos. E então, durante o diálogo, exaltar os benefícios de uma escola com um ensino de qualidade.
Equipe de atendimento qualificada
O profissional responsável pelo atendimento precisa saber expressar com clareza e objetividade os diferenciais da instituição. Ele precisa também ter um bom relacionamento interpessoal e saber como lidar em situações estratégicas.
Seja organizado
Ter um sistema com todas as informações dos alunos pode auxiliar nesse atendimento. Mantenha os dados atualizados e organizados para garantir maior eficiência nesse processo. Com os dados compilados em um único local, a escola pode inclusive manter um relacionamento mais próximo do estudante e de seus familiares.
Invista na experiência para um relacionamento duradouro.
Aqui nesse item os detalhes são os diferenciais mais importantes. Coloque uma tela na recepção com apresentações e vídeos informativos sobre a sua instituição de ensino. Invista na decoração da sua escola e aproveite espaços para mostrar os resultados dos trabalhos dos alunos ou conquistas significativas que tiveram ao longo dos anos.
Lembre-se de que a experiência do cliente é um fator decisivo para a compra de um produto ou serviço. E para atrair e conquistar novos clientes é importante promover ações que transformem a jornada de compra em um momento único. Faça com que os seus clientes conheçam sua escola como um todo. Apresente os professores e a estrutura educacional que acompanhará o estudante durante o seu desenvolvimento.
Além do sistema de ensino: um aliado das suas estratégias de negócios
Existem muitas dúvidas sobre os benefícios de ter um sistema de ensino como aliado das estratégias de matrículas de uma escola. A percepção de muitos gestores é que trata-se apenas de uma oferta de livros e apostilas que engessam e dão pouca liberdade para a atuação do professor.
No entanto, ao contrário do que se pensa, a atuação desse modelo de negócio vai muito além, performando inclusive, em soluções educacionais que contribuem para o desenvolvimento de boas práticas em todas as demandas relacionadas ao ambiente escolar.
Oferecer serviços e produtos educacionais de qualidade é o compromisso assumido pelo Sistema Etapa, empresa do Grupo Educacional Etapa.
Assim, disponibilizamos às escolas parceiras soluções pedagógicas completas e exclusivas, além de materiais didáticos impressos e digitais para o ensino básico – Educação Infantil ao Ensino Médio. Você poderá obter mais informações em nosso site.
